Cómo preparar a tus equipos para adoptar una nueva herramienta

Posted by Staff Enkontrol on 29/01/2019 12:48:46 PM

Implementar una nueva herramienta tecnológica en tu empresa puede lograr un gran impacto y excelentes cambios de orden operativo.

Por tratarse de una nueva adopción, generalmente tu equipo enfrentará una transformación en su manera de trabajar y de entender los proyectos. Para llevar esta transición de manera exitosa es necesario preparar a tus colaboradores.

Te compartimos algunas estrategias que seguramente te ayudarán durante esta evolución:

Elegir una herramienta acorde a las necesidades de tu empresa

En una organización, elegir una nueva herramienta que facilite los procesos empresariales de manera exitosa no es tarea fácil, ya que conlleva un gran análisis de fondo. Es de vital importancia poner en una balanza aspectos como: los beneficios que ofrece la herramienta, el tipo de problemáticas que solucionará, qué tan fácil será la adaptación o cuánto tiempo se ganará una vez implementada la herramienta.

Elegir al proveedor ERP correcto para tu empresa

Parte fundamental de implementar una nueva herramienta en tu empresa es tomar en cuenta los cambios que se realizarán para  mejorar los procesos actuales. Considera que para elegir una herramienta, será vital seleccionar a un proveedor con un amplio conocimiento de tu industria; en este caso del sector de la construcción, y que conozca y sepa como contener las crisis operativas asociadas al cambio y crecimiento de tu empresa y que tenga consultores con amplia experiencia en la implementación de ERP´s en tu industria.

Redefinir los procesos existentes

Al considerar la adopción de un ERP, por default se afectarán los procesos de la empresa. Tu proveedor deberá definir de forma conjunta y clara el alcance del proyecto y aprovechar todo su conocimiento para incorporar las mejores prácticas de la industria, de esta manera, se optimizará la operación, logrando mayor eficiencia para que tu empresa alcance sus metas estratégicas de negocio, y proporcionando bases sólidas para futuros proyectos.

Elaborar un plan de implementación

La decisión está tomada y el proveedor elegido, pero ¿cómo se llevará a cabo la implementación? En la primera fase de la implementación, es necesario realizar un análisis para conocer la forma de operar de la empresa, el tipo de proyectos, la estructura, los vicios que se deben erradicar, la información que se requiere para la toma de decisiones y las políticas que el equipo directivo quiere que rijan la operación para con ello definir las nuevas reglas de operación de la empresa y el plan de trabajo de la implementación.

Recuerda que un buen análisis, asegura que el ERP se encargue de forma automática de tus políticas se cumplan, que tengas un buen control de tu operación y que generes  la información adecuada, congruente y a tiempo para tomar decisiones.

 

Cómo lograr el éxito en la implementación

1. Comprométete con la implementación

Si bien el éxito de adoptar una nueva tecnología se basa en elegir  el ERP que cumpla con la mayoría de tus necesidades y de seleccionar un proveedor con experiencia que conozca los procesos de la industria, en este caso de construcción, que hable el mismo lenguaje y que sepa contener y guiarte  en el proceso de adopción del sistema y cambio organizacional, el siguiente paso es el cómo. Para lograr que toda la empresa adopte este nuevo reto deberás promover el cambio y mostrar el apoyo decidido de la dirección en esta nueva tecnología así como trasmitir tu convicción  de que los beneficios de esta nueva herramienta traerá crecimiento y consolidación a tu empresa y a todos los que trabajan en ella.


2. Elige bien a los líderes del proyecto

No estamos hablando de aprender a utilizar un smartphone nuevo, se trata de aprender a utilizar un sistema el cual busca tener un impacto positivo en la rentabilidad de tu negocio. Deberás elegir a las personas que fungirán como líderes de tus equipos; piensa en personas que estén dispuestas a comprometerse con el proyecto y que tengan disposición, tiempo y habilidad para hacer que las cosas sucedan.

3. Asegúrate que las cosas sucedan

Es importante que los esfuerzos de toda la empresa estén orientados hacia el mismo objetivo, asegúrate de que todo el personal tenga en mente tu objetivo y de implementar los mecanismos para que el plan de trabajo para la implementación sea llevado a cabo en tiempo y forma.

Cabe añadir que aun cuando para tu equipo se derivarán muchos cambios al adoptar una nueva herramienta, el éxito de su implementación también residirá en fomentar el compromiso de todos los involucrados antes y durante del proceso de adopción.

Aunque al interior de la empresa se cuente con los recursos materiales, humanos, y los conocimientos suficientes para afrontar el reto, la inversión en una implementación por personal externo logra generar la dinámica necesaria para el cambio institucional y el uso del sistema en el día a día en toda la empresa en el menor tiempo.

Existen varios ERP que ofrecen la gestión de los proyectos, pero solo existe uno: Enkontrol, que además de tener el mayor alcance y control de la operación para la industria de la construcción, apoya, soporta, promueve y asegura el uso del sistema en todas las áreas de la empresa, en el menor tiempo posible asignando al menos un consultor con presencia diaria durante todo el proceso de implementación.

 

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