Operación anti Excel: toma el control de tu proyecto de construcción

Posted by Staff Enkontrol on 10/01/2019 08:00:00 AM

Las hojas de Excel son útiles al momento de registrar datos de la operación diaria, sin embargo, no son mucho más que un simple modo de documentación.Cuando el objetivo es integrar y validar la información y que ésta pueda fluir fácilmente para su consulta entre departamentos, un ERP es la mejor plataforma para la administración de un proyecto de construcción.

La visibilidad y el análisis de los datos son esenciales para la toma de decisiones oportunas que garanticen el avance de un proyecto de construcción según lo presupuestado.

Según un estudio reciente, más del 45 por ciento de las empresas de construcción siguen dependiendo de hojas de cálculo para intercambiar y consultar su información. Aun cuando muchas han introducido software para automatizar algunas de sus funciones de contabilidad y de operaciones, siguen dependiendo de Excel para comunicar la información de un área a la otra.

Este proceso complejo y tardado representa para una empresa de construcción pérdidas de eficiencia, ya que la información a menudo no es congruente entre las diferentes áreas, por lo que la toma de decisiones se vuelve lenta y, por tanto, no se pueden detectar los problemas antes de que afecten a los márgenes de utilidad.

Para salvar estos “huecos” operativos y de información, existe una solución que centraliza e integra los procesos involucrados en un proyecto de construcción, concentrando información de todas las áreas, desde planeación, ventas, compras, inventarios, presupuestos hasta el control de obra y contratistas.

Esta solución es conocida como ERP y automatiza las actividades asociadas a la parte operativa y productiva de un proyecto, para que las empresas constructoras operen de manera óptima bajo un sistema estandarizado que cuenta con información confiable.

 

Cómo identificar que el Excel dejó de ser útil

Conforme las empresas de construcción crecen y se especializan en sus proyectos, el seguimiento de los procesos cobra mayor relevancia para garantizar que se están cumpliendo con los objetivos y siguiendo las mejores prácticas que fomentan una correcta toma de decisiones.

Utilizar archivos Excel para el seguimiento de proyectos complejos limita las capacidades de los equipos y sobre todo, la correcta y oportuna operación.

Entre los síntomas de que la empresa necesita accionar una “Operación anti Excel” de manera urgente se encuentran el caos operativo que denota una falta de control en los procesos clave de la empresa, el procesamiento de información que demanda talento humano especializado, la toma de decisiones basada en información parcial y desactualizada, desconocimiento del margen real de los proyectos en todo momento, y en general, resultados que registran números por debajo de lo proyectado.

 

Protocolo "Operación anti Excel" 

Las empresas que han optado por implementar un ERP especializado para la construcción, que integre las áreas de administración, construcción y ventas, han podido acabar con el caos operativo al trabajar con una sola plataforma de información confiable y accesible en todo momento. Esta "operación anti-Excel" pretende:

 

  • El monitoreo constante del margen, mediante el control de la operación y tableros de información con indicadores clave que indiquen el avance y salud financiera del proyecto.
  • La toma de decisiones oportuna mediante información veraz. 
  • La validación de la información de forma automática al ingresar los datos al sistema.
  • Las mejores prácticas operativas de la industria.
  • El análisis de la información, mediante reportes que permitan tomar acciones de forma preventiva.
  • Alinear los objetivos de las áreas de producción y ventas, para lograr el cumplimiento de los margenes de utilidad y rentabilidad.


Integración y colaboración = Productividad y rentabilidad

La automatización en la captura de datos permite acabar con el re trabajo, por lo que el personal de administración y de construcción puede dedicar su tiempo a tareas más productivas y de análisis de la información, mientras que la colaboración que se logra entre las dos áreas marca una diferencia en la transparencia y la rapidez con la que tienen acceso a información valiosa para el desempeño de sus respectivas funciones.

Controlar la ejecución, los costos y las fugas en los proyectos de construcción, para impedir desviarse del margen presupuestado son algunos de los beneficios que obtendrás con la implementación de un ERP especializado para la industria de la construcción. 

Con un sistema que integre la información validada preventivamente, en el momento de la captura y que presente la información actualizada en tiempo real a quienes deben tomar las decisiones, tu empresa solo puede ganar.

Es momento de dejar atrás el Excel para comenzar a crecer.

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